Digital signering

En årsredovisning ska skrivas under av hela styrelsen och eventuell VD. En årsredovisning kan enligt årsredovisningslagen upprättas i pappersform eller i elektronisk form (digitalt). En elektronisk årsredovisning ska skrivas under av hela styrelsen och eventuell VD med en avancerad elektronisk signatur. I BL Bokslut har vi infört en funktion för detta via en integration till Verified.

När en årsredovisning upprättas i elektronisk form (digitalt) skapas en årsredovisning i PDF-format som skickas till signeringstjänsten för underskrift. När årsredovisningen skrivs under i tjänsten ”låser” man PDF-filen och lägger till de digitala underskrifterna. Den PDF-fil som man sedan laddar hem innehåller de digitala underskrifterna. Detta original ska enligt bokföringslagen arkiveras i 7 år på samma sätt som man gör med en årsredovisning som har upprättats i pappersform.

Du kan via BL Bokslut bjuda in företrädarna för ett företag att signera årsredovisningen/årsbokslutet samt eventuellt årsstämmoprotokoll elektroniskt via en integration mot Verified. Du kan använda dina befintliga inloggningsuppgifter hos Verified eller skapa ett abonnemang i BL Bokslut.

Digital signering är inte samma sak som digital inlämning

Att upprätta årsredovisningen digitalt (elektroniskt) ska inte blandas ihop med att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket. Vid digital inlämning lämnar man alltid in en avskrift (kopia) av originalårsredovisningen till Bolagsverket – oavsett vilket format originalårsredovisningen är upprättad i (på papper eller digitalt).

Digital signering av årsredovisning m.m.

För att signera en årsredovisning elektroniskt går du till fliken Digital signering och väljer Kom igång.

Har du redan ett konto hos Verified loggar du in på det genom att här ange E-post och lösenord. För att skapa ett konto klickar du på länken i den inloggningsruta som visas när du klickat på knappen Kom igång.

När du har loggat in går du vidare genom att klicka på knappen Skicka dokument. Då visas fliken Digital signering. Du börjar med att komplettera personuppgifterna för de personer som ska signera dokumentet. Du måste ange personnummer och e-postadress samt mobilnummer om avisering ska ske via sms. Personnummer krävs för att företrädarna ska kunna signera dokumentet med BankID.

Du kan välja om aviseringen ska ske via sms eller via e-post samt vilket språk som ska vara förvalt i signeringstjänsten. Du måste även ange när dokumentet senast ska vara signerat samt vilket dokument som ska skickas för signering. För att skicka dokumentet för signering klickar du på knappen Skicka dokument (se nedan),

Innan dokumentet skickas visas en dialog (se nedan) med det dokument som ska skickas för signering samt de angivna personuppgifterna. Det är även möjligt att förhandsgranska dokumentet innan det slutligen går iväg för signering samt skriva ett meddelande till de som ska signera. Meddelandet visas i sms:et eller e-postmeddelandet beroende på vilket aviseringssätt du har valt.

Direkt när dokumentet skickats får mottagarna ett sms eller ett e-postmeddelande med en länk till det dokument som ska signeras. De loggar in med BankID, får tillgång till dokumentet och kan granska det innan det signeras med BankID.

När samtliga har signerat dokumentet får du ett e-postmeddelande med en länk till det signerade dokumentet. Du loggar in med BankID för att ladda ner dokumentet.

Vill du kontrollera status för dokumentet eller göra någon justering, t ex ändra sista dag för signering eller e-postadress till en mottagare, klickar du på knappen Hantera dokument under menyn Digital signering,

När du klickar på knappen Hantera dokument öppnas en extern webbsida där du ser din dashboard hos Verified och kan genomföra eventuella ändringar.